ZARZĄDZENIE NR 4/2008 Wójta Gminy Łączna z dnia 23 stycznia 2008 r. 2009-03-19 1211 Art. czytany: 3502 razy ZARZĄDZENIE NR 4/2008 Wójta Gminy Łączna z dnia 23 stycznia 2008r. w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy w Łącznej. Na podstawie art. 44 ust.1 i art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) oraz na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), z a r z ą d z a m, co następuje: § 1. Zatwierdzam i wprowadzam do użytku wewnętrznego Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania – stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. § 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z w/w instrukcją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień. § 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy Łączna. § 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Załącznik do Zarządzenia Nr 4/2008 Wójta Gminy Łączna z dnia 23 stycznia 2008r. INSTRUKCJA w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Rozdział I. Podstawa prawna. § 1. Instrukcję niniejszą opracowano na podstawie przepisów: 1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), 2. Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 249, poz. 2104 ze zm.), 3. Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13). Rozdział II. Objaśnienia. § 2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: – jednostce – oznacza to Urząd Gminy w Łącznej, – kierowniku jednostki – oznacza to Wójta Gminy Łączna, – księgowym – oznacza to Skarbnika Gminy Łączna. § 3. 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej „Księdze druków ścisłego zarachowania”. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy każdorazowo wyprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Urzędzie Gminy w Łącznej do druków ścisłego zarachowania zalicza się: – czeki gotówkowe, – czeki rozrachunkowe, – kwitariusze przychodowe – K 103, – arkusze spisu z natury ( z chwilą wydania komisji inwentaryzacyjnej), - druki opłaty targowej, - druki „kasa wyda” – KW, - druki „kasa przyjmie” – KP, - weksle, - inne depozyty. § 4. 1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: – bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, na podstawie rachunku dostawcy, – oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. § 5. Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. Do jego obowiązków przede wszystkim należy : a) sprawdzenie ze specyfikacją (rachunkiem) wystawioną przez dostawcę liczby druków oraz ewentualnie ich numerów i serii, b) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów nadanych przez drukarnię. Rozdział III. Zasady oznaczania i ewidencji druków § 6. 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób: – każdy egzemplarz druku należy oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką wg niżej podanego wzoru: „Druk ścisłego zarachowania Urząd Gminy w Łącznej” – każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, Pieczęć okrągłą należy zabezpieczyć, w kasie ogniotrwałej. Za należyte przechowywanie pieczęci, służących do cechowania druków ścisłego zarachowania, odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania. 2. W przypadku druków broszurowych (w blokach), należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni): – numer kolejny bloku, – numer kart bloku od nr .............. do nr .............., – liczbę kart każdego bloku, poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do dowodów wpłaty i wypłaty – przez księgowego gminy lub osobę przez niego upoważnioną. 3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. 4. Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku. 5. Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, nadaje się im kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania. 6. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń. 7. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju druków (bloku) w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi załącznik do niniejszej Instrukcji. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ......... stron, słownie ..........., kolejno ponumerowanych i przesznurowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem kierownika jednostki lub osoby upoważnionej oraz Skarbnika lub jego zastępcy. § 7. 1. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią: – dla przychodu – rachunek dostawcy z ewentualnym dowodem przyjęcia, – dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem. 2. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna, obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności (art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). 3. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez kierownika jednostki lub jego zastępcę. 4. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego, w przypadku opłaty targowej wydanie następuje na podstawie zapotrzebowania. 5. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania oraz wskazanie imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków. § 8. 1. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, itp.), należy przechowywać przez okres pięciu lat. Dotyczy to także druków anulowanych. 2. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. Rozdział IV Postanowienia końcowe § 9. 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 2. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym. 3. Rozliczenie wykorzystanych druków opłaty targowej dołączane jest do faktury określającej wynagrodzenie za inkaso „poboru opłaty”. Rozliczenia druków dokonuje pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Pracownik ten dokonuje ostatecznego rozliczenia z druków poboru opłaty targowej z końcem każdego roku kalendarzowego poprzez sporządzenie wykazu pobranych i wydanych oraz rozliczonych wpłat przez inkasentów. Powyższe rozliczenie przekazywane jest do Wydziału Finansowego osobie odpowiedzialnej za ewidencję druków ścisłego zarachowania. § 10. 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków. 2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: – sporządzić protokół zaginięcia, – w przypadku zaginięcia czeków, powiadomić niezwłocznie Bank Spółdzielczy w Suchedniowie O/Łączna, który czeki wydał, – w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję. 3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: – liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, – dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci, – datę zaginięcia druków, – okoliczności zaginięcia druków, – miejsce zaginięcia druków, – nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki. 4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. Załącznik do Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania ……………………………….. …………………………………….. Nazwa jednostki Nazwa druku KSIĘGA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Lp. Data Treść od kogo lub komu wydano Seria i numer Ilość Stan Pokwitowanie odbioru Przychodu Rozchodu 1 2 3 4 5 6 7 8