ZAKRES DZIAŁANIA

2004-01-19 1023
Art. czytany: 2423 razy

Załącznik nr 5

ZAKRES DZIAŁANIA
WYDZIAŁU ORGANIZACYJNO - OBYWATELSKIEGO

Do zadań Wydziału Organizacyjno – Obywatelskiego należy w szczególności:
1. z zakresu obsługi organizacyjnej oraz kancelaryjno – technicznej:
- przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
- prowadzenie ewidencji korespondencji,
- prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa, w tym protokołowanie, spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta lub Sekretarza,
- prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Sekretarzem lub kierowanie ich do właściwych wydziałów,
2. z zakresu działań administracyjno – gospodarczych,
- utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
- prowadzenie adaptacji, remontów, napraw i konserwacji budynków Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
- zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie biurowe – w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
- prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
- prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
- ochrona przeciwpożarowa Urzędu,
3. z zakresu obsługi Rady Gminy do Wydziału należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno – techniczne, a w szczególności:
- przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Wydziałami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów i obrad tych organów,
- przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę i jej komisje,
- przekazywanie – we współpracy z Sekretariatem - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
- przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
- podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Wójta,
- protokołowanie sesji, posiedzeń, spotkań i zebrań,
- prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji,
- prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
- organizowanie – we współpracy z Sekretarzem – szkoleń radnych i członków komisji Rady nie będących radnymi.
4. z zakresu spraw personalnych, kadrowych i osobowych pracowników Urzędu:
- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
- organizowanie – we współpracy z Sekretarzem – szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
- koordynowanie urlopów pracowników,
- zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej pracowników Urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencja czasu pracy pracowników,
- kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych,
5. z zakresu bhp:
- okresowa analiza stanu bhp,
- przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
- zgłaszanie do Sekretarza wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
- przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
- rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
5. z zakresy Spraw Obywatelskich:
- ewidencja ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,
- sprawy związane z organizacją zgromadzeń i zbiórek publicznych,
- zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
- ochrona kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji.